5S, entenda sem precisar pagar uma consultoria

O 5S foi um programa criado no Japão em 1950 que está tendo muito sucesso atualmente. A ferramenta "Programa dos 5S" surgiu no Japão em 1950, criado pelo engenheiro de manutenção "Kaoru Ishikawa" que, após um estágio nos Estados Unidos, implanta o programa no Japão . Na mesma época estava sendo fundado o "JPC" – Centro de Produtividade do Japão.

Os 5 S foi, portanto, a primeira ferramenta de envolvimento, participação e produtividade do Japão no pós guerra. Mais recentemente (1996) o programa foi alvo de um desenvolvimento por parte de um grupo de técnicos japoneses. Houve um fortalecimento da questão comportamental.

Os 5 S são chamados de "base para implementação da qualidade total".
Sem exagero, os 5 S são um dos responsáveis pelo sucesso das empresas japonesas e pelo próprio reerguimento do Japão.

Uma ilustração gráfica da importância desta ferramenta é uma árvore cujo tronco ( base ) representa os 5 S e os galhos os demais instrumentos japoneses conhecidos de gestão da qualidade e produtividade como por exemplo : tqc; ccq; tpm; jit; kanbam; kaizen, etc.

O nome deriva, simplesmente, de 5 palavras japonesas (nomeando os 5 passos da ferramenta ) que iniciam com a letra "S", como segue:

Os passos do 5S

· primeiro S (passo) seiri: significa separar o necessário do desnecessário. Este passo inicia-se com o "akafuda" ( que é um cartão vermelho) que é aplicado pelos funcionários da empresa, nos objetos, equipamentos, móveis, papéis, arquivos, ou outros objetos que são considerados, pelos funcionários, como desnecessários ou não úteis e que devem ser removidos da área de trabalho. Estes objetos removidos poderão ser descartados, consertados, transferidos, vendidos ou ter qualquer outra destinação. Neste dia inicial é comum o ambiente da empresa apresentar vários cartões vermelhos que apontam objetos desnecessários para que sejam removidos. Somente após a remoção desses objetos (normalmente para uma área de descarte) é que dá-se início ao segundo s

· segundo S (passo) seiton : significa arrumar e organizar o ambiente. O seiton parte do princípio de que uma grande fonte de desperdício na empresa refere-se ao deslocamento de pessoas e à perda de tempo resultante na procura de objetos, documentos, ferramentas, materiais e etc, que nunca estão no lugar que deveriam estar ! A organização e arrumação é baseada em um sistema de comunicação visual, simples, que identifique e localize tudo, na empresa . é um "CEP" ( código de endereçamento postal ) da empresa. Quase tudo pode ser identificado para localização rápida . Deve-se evitar manuais e outros sistemas que possam burocratizar. Deve-se enfatizar a comunicação visual.

· terceiro S ( passo ) seisso : significa limpar e, principalmente, manter limpo o ambiente, para facilitar a manutenção da área e dos equipamentos. A limpeza é enfocada objetivamente neste passo. Ela é efetuada pelas próprias pessoas do setor, principalmente por causa da ação de inspeção . isto quer dizer que não é só limpar mas, limpar inspecionando a sistemática de funcionamento do processo. Normalmente as pessoas responsáveis pela limpeza na empresa deveriam ater-se ás áreas de uso comum, por exemplo, banheiros, corredores, etc.. .

Estes são os três S operacionais, isto é os S que se praticam. Os outros dois restantes são de fundo filosófico, e servem como parâmetros de manutenção do sistema:

· quarto S seiketsu: significa manter tudo limpo, organizado, sinalizado e com asseio. Este quarto S sugere a criação de um hábito: cada funcionário vai praticando e percebendo, por si mesmo, a importância da continuidade do procedimento . Por exemplo, é importante limpar, mas é fundamental não sujar. Como apoio a esse procedimento é implantado, normalmente, um sistema de "auditoria dos 5 S", como uma forma de avaliação e premiação dos melhores setores da empresa.

· quinto S shitsuke: é o grande objetivo do programa e deriva, no idioma japonês, da palavra "shitsuku", isto é, acostumado, incorporado. É significa exatamente isso: educação, de forma a que se executem os demais 4 S , de maneira natural e espontânea. É comum, neste estágio, que os funcionários já tenham levado para suas casas o conceito dos 5 S. A interferência no ambiente organizacional é patente e é esse clima motivacional que traz melhorias para a qualidade e produtividade da empresa.

 

O programa dos 5 S é baseado, cientificamente, em princípios de educação (era matéria das escolas infantis, no Japão). Dessa maneira a técnica da repetição é consubstanciada na aplicação por ciclos, dos três primeiros S, que se repetem por três ou quatro vezes, da seguinte forma:

1- o primeiro ciclo de aplicação dos três primeiros S (seiri, seiton e seisso) funciona como um aprendizado (aprende-se fazendo), como um teste de credibilidade da estrutura e o envolvimento ainda é tímido (demora, em média, 40 dias para aplicação dos três primeiros S)

2- o segundo ciclo já denota percepção mais apurada, maior envolvimento e é nesse ciclo que inicia-se o processo de avaliação (demora, em média, 30 dias para a reaplicação dos três primeiros S).

3- o terceiro ciclo de aplicação já faz aparecer as primeiras iniciativas, começa o ajuste fino do processo e a manutenção do programa (seiketsu) já é uma realidade (demora, em média, 20 dias).

4- o quarto ciclo de aplicação dos três primeiros S já nota-se o fator de assimilação da cultura, a ação é autônoma e o processo, irreversível ( demora, em média, 15 dias).

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