Formato PDF/A para guarda de documentos digitais e gestão documental

A necessidade de arquivar dados aumenta exponencialmente com o crescimento das organizações. Papel e microfilme, muito utilizados até o final do século XX, acarretam alto custo de arquivamento por demandaram equipamentos especializados, pessoas treinadas e em alguns casos, até mesmo ambientes climatizados. A solução encontrada para arquivar documentos com um custo baixo foi o formato de arquivo digital PDF/A.

O formato PDF/A permite a exibição de documentos de maneira que sua aparência visual é preservada ao longo do tempo, independente das ferramentas utilizadas para criá-los, armazená-los e exibí-los. Ao contrário, documentos criados no Word ou no Writter (do OpenOffice), por exemplo, podem ter uma aparência bem diferente dependendo da plataforma onde são exibidos.

Outra vantagem sobre documentos de outros formatos é que o PDF/A pode conter todos os elementos do documento dentro de si mesmo. Além de fontes e imagens, objetos 3D, audio e video, etc., também podem ser contidos.

O PDF/A é padronizado pela norma ISO-19005-1:2005: Document management: eletronic document file format for long-term preservation. Essa norma regula como criar um documento eletrônico de modo que ele possa ser reexibido com segurança por décadas.

No Brasil, em 2007, o Governo Federal introduziu a arquitetura e-PING. Para versões finais de documentos que serão transmitidos ou arquivados, o formato preferido é o PDF/A.

Vantagens do PDF/A para GED e archiving

  • um arquivo em formato PDF/A contem tudo que é necessário para exibí-lo sem funções que possam alterá-lo;
  • PDF/A pode ser usado em qualquer sistema operacional e plataforma;
  • existem softwares livres para exibir o formato;
  • o PDF/A permite grande flexibilidade para o usuário;
  • permite busca por palavras ao contrário de formatos como o TIFF;
  • permite a fácil conversão para outros formatos como Word, HTML e eBook;
  • o PDF/A pode conter em si os documentos dos quais se originou, eliminando o arquivamento separado de formatos diferentes;
  • Ele utiliza poderosos algoritimos de compressão para reduzir seu tamanho;
  • O PDF/A permite ser assinado digitalmente;
  • Não é um formato proprietário de arquivo.

Diferença do PDF/A para o PDF

O PDF/A é um documento PDF com restrições de certas funções para que possa ser arquivado por longo prazo. Além disso, o arquivo PDF/A atende certos requisitos para permitir que possa ser reproduzido com segurança.

Um arquivo PDF/A não pode ser protegido por senha para que todo o conteúdo sempre esteja disponível. Javascript não é permitido para evitar a possibilidade de mudança do conteúdo. Aúdio e vídeo não podem ser incorporados: tem que estar contidos no documento. As fontes de um PDF/A tem que estar contidas no documento. O PDF/A evita tudo que precise de software externo para ser exibido ou reproduzido.

O tamanho da página de um PDF/A também é limitado: o tamanho máximo da diagonal entre os cantos é de até 381 quilometros.

Para garantir que as cores tem uma aparência uniforme em diferentes plataformas, as informações sobre cor tem que ser dada usando o formato ICC. Para metadados é utilizado o formato XMP: com ele é que se armazenam os dados que identificam um documento como PDF/A.

Softwares livres para trabalhar com arquivos PDF/A

  • Criar arquivos PDF/A de qualquer programa do Windows: Solid PDF Creator (abre em nova janela)
  • Validar e converter para PDF/A: PDF/A Converter (abre em nova janela)

Software GED livre para gestão documental

  • LightBase (abre em nova janela)

 Para conhecer mais sobre o PDF/A e sobre o formato PDF em geral visite www.pdfa.org

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